Rédiger un texte court

Jared Burns, CPA, CA de Placements Louisbourg explique comment rédiger un court texte qui, pour beaucoup de professionnels, est la tâche la plus compliquée et la plus chronophage.

Étant donné que vous êtes un professionnel, vous devriez pouvoir, en même temps, rédiger une note de service, finir la facturation du mois et revoir les feuillets de février, n’est-ce pas? Pour beaucoup de professionnels, rédiger un court texte est la tâche la plus compliquée et la plus chronophage.

Que vous soyez auditeur, fiscaliste, directeur financier, avocat ou conseiller en placements, il est souvent plus difficile de rédiger une courte lettre qu’un long courrier. En effet, il faut être concis et déterminer ce qui est réellement important pour ne pas perdre votre temps (et celui du destinataire), tout en veillant à bien expliquer quelque chose de compliqué, p. ex. pourquoi certains avantages sont imposables ou certains frais de transaction relatifs à une entreprise nouvellement acquise sont inscrits à l’actif plutôt que passés en charges.

Comment concilier concision et précision et terminer une lettre par une conclusion à valeur ajoutée? Je propose de suivre les étapes suivantes.

Étape 1 : Création d’un plan

Certains suggèrent de noter d’abord les idées (faire du remue-méninges comme on dit). En ce qui me concerne, je crée d’abord un plan en y intégrant mes idées, qui sont généralement guidées par les besoins du client. C’est ce qui fonctionne pour moi, mais vous pouvez diviser cette étape en deux parties : 1) liste d’idées et 2) création d’un plan.  

L’étape du plan permet de déterminer votre public, y compris son niveau de connaissance du sujet. Déterminez la structure de votre texte : introduction, partie principale, conclusion. Étant donné que la partie principale de votre lettre doit contenir le contenu technique, divisez votre plan en autant de parties qu’il y a d’aspects à expliquer. Lorsque je rédige une lettre sur une question fiscale, je me sers de cette étape pour dresser la liste des faits et des hypothèses qui sous-tendent le problème, ainsi que pour noter la loi qui selon moi peut s’appliquer.   

Un plan sert à déterminer tous les aspects à présenter puis à les ordonner de manière à ce que le lecteur ne s’y perde pas. Il s’agit de l’étape pendant laquelle vous pouvez déterminer la logique générale de vos points et la force relative de la communication. Y a-t-il des problèmes quant aux sous-parties? Certaines sous-parties sont-elles superflues?

Pour moi, il s’agit de l’étape pendant laquelle je fais l’essentiel de mes recherches et j’établis une conclusion probable. Si vous connaissez déjà les aspects techniques de ce que vous voulez expliquer, le travail consiste alors davantage à peaufiner la forme et la structure. Pour beaucoup cependant, il faut d’abord s’informer sur le sujet à expliquer.  

C’est précisément à l’étape du plan que vous devez commencer.   

Étape 2 : Création d’un premier brouillon

Cette étape consiste à laisser libre cours à votre créativité. Si vous vous éloignez de votre plan, ne vous inquiétez pas. Il s’agit d’une étape essentielle pour ajouter, supprimer et repenser différentes parties de votre lettre. Un bon rédacteur passe plusieurs fois du brouillon au plan puis du plan au brouillon avant l’étape suivante. Gardez à l’esprit les principaux thèmes et laissez les mots sortir. Ne vous concentrez pas pour l’instant sur la grammaire ou le ton du texte; cette étape vient plus tard.   

Faites bien attention aux manques dans vos explications. Évitez de plus les informations superflues. Comme beaucoup de personnes, il m’arrive de donner des informations qui ne sont peut-être pas pertinentes. Pendant cette étape, il faut se demander si telle ou telle information est utile à votre analyse. Qui ne serait pas impressionné par ma connaissance des règles d’attribution fiscales par exemple! Mais à bien y penser, ces informations sont-elles pertinentes? Ajoutent-elles de la valeur? Est-ce que je ne risque pas plutôt d’embrouiller le lecteur et de perdre son attention?  

Pour moi, le premier brouillon est la partie la plus difficile. Cependant, avec un bon plan et une approche décontractée, j’arrive à faire un bon brouillon sans perdre le peu de cheveux qu’il me reste.  

Étape 3 : Laissez le brouillon reposer

Lorsque vous faites cuire un beau morceau de bœuf, vous savez qu’il faut le laisser reposer après l’avoir retiré du gril. Il faut faire la même chose avec votre brouillon et le laisser reposer au moins une journée. Les avantages de cette étape sont évidents. Cela vous permet en effet d’avoir une plus grande objectivité et d’avoir un texte mieux écrit en relevant les erreurs grammaticales, les phrases confuses et les explications incohérentes. Une erreur de grammaire nuit forcément à l’autorité que vous souhaitez établir dans votre lettre, mais une analyse techniquement fausse peut être encore plus dommageable.   

Laissez votre brouillon reposer vous permet de prendre le temps de réfléchir à vos idées pour déterminer si elles sont complètes, si vous avez trop simplifié les choses ou si elles sont tout simplement fausses. Étant donné que vous êtes un professionnel, ce que vous écrivez est probablement complexe. Cette étape vaut donc la peine d’y consacrer un peu de temps pour qu’elle soit profitable.   

Étape 4 : Revoyez le brouillon

Prenez ici votre casquette de correcteur. Cette étape sert à évaluer de manière critique chaque aspect de votre travail comme si vous étiez le public visé. Vous devriez lire votre lettre tout haut afin de pouvoir entendre ce que vos yeux n’ont pas vu. C’est également à cette étape que vous vous posez les questions suivantes : ai-je oublié des aspects techniques?

Pour les fiscalistes, il pourrait s’agir d’une référence à une décision de justice, à une disposition de la Loi de l’impôt sur le revenu, etc. La structure de ma lettre est-elle claire, logique, bien ordonnée? Mon ton est-il approprié? Ai-je bien évalué le niveau des connaissances techniques des lecteurs? Mon vocabulaire est-il clair et impartial? N’oubliez pas que les préjugés sont l’affaire des médias sociaux; ils n’ont rien à faire dans une lettre destinée à un client! La syntaxe, la ponctuation et l’orthographe sont-elles correctes?

Enfin, la conclusion est-elle bonne? La conclusion est probablement l’aspect de votre lettre dont le client se souciera le plus; et si votre public est un client, c’est probablement l’aspect pour lequel il vous paye.

Assurez-vous par conséquent de bien revoir votre recommandation ou votre conclusion afin qu’elle crée pour le lecteur une vraie valeur.

Vous pouvez peut-être demander à un de vos collègues ou à votre supérieur de relire votre lettre. Cela ne signifie pas pour autant qu’ils peuvent effectuer cette étape et que vous pouvez la sauter.

Faire lire votre lettre par une autre personne est une excellente façon de procéder, mais n’oubliez pas que vous avez une image aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre firme. Vous devez donc toujours supposer que vous serez la dernière personne à revoir une lettre avant qu’elle ne soit envoyée.    

Rédiger une courte lettre prend du temps et peut être à la fois frustrant et gratifiant. Il est donc essentiel que vous preniez votre temps. J’espère qu’en suivant ces étapes vous améliorerez vos talents de rédacteur et deviendrez en retour un meilleur professionnel.

Le présent texte a été préparé à titre informatif seulement et il ne doit pas servir à donner des conseils juridiques, comptables fiscaux ou personnalisés. Si vous hésitez quant à la façon de traiter une demande, veuillez obtenir l’aide d’un comptable professionnel. Toutes les opinions exprimées dans le présent document sont les miennes et ne reflètent pas nécessairement celles de Placements Louisbourg.

À propos de l’auteur

Jared Burns, CPA, CA

Gestionnaire, planification fiscale et successorale
Jared Burns a un baccalauréat en commerce de Mount Allison University et il détient également une désignation de comptable agréé (CA). Au sein de l’équipe de Placements Louisbourg, il occupe le poste de chef d’équipe, planification fiscale et successorale. À ce titre, il travaille avec leur équipe d’investissement et leur clients pour identifier les occasions de mettre en place les stratégies de planification fiscale les plus avantageuses pour eux. Il peut également les conseiller dans la planification de leur succession. Jared voit aussi aux efforts de conformité de la compagnie et s’assure que nous respectons toujours les plus hautes normes mises en place par les organismes de réglementations.